Terugblik op 2023

Terugblik op 2023

2022 is een bewogen jaar geweest voor GGMD, met name op financieel gebied. Op 12 december is Lieke Jansen gestart als interim-bestuurder van GGMD. Daarnaast is er, mede gezien de financiële situatie van GGMD, tijdelijk versterking aangetrokken op financieel gebied door het tijdelijk aanstellen van een financieel directeur.

In 2022 is er veel aandacht uitgegaan naar het verbeteren van de ondersteuning van de teams. Het tactisch managementteam is vanaf 1 april weer op volle sterkte. Alle teams hebben nu weer een eigen leidinggevende.

In 2022 zijn we geconfronteerd met een aanzienlijk lagere omzet dan begroot, met een sterk dalend resultaat als gevolg. Door de invoering van het zorgprestatiemodel leiden GGZ-aanbieders een fors omzetverlies. Tevens werd bij GGMD duidelijk dat de verhouding tussen client- en niet-cliëntgebonden activiteiten en als gevolg daarvan de declarabiliteit uit balans is geraakt.
In september 2022 is er een interventieplan opgesteld om het negatieve resultaat om te buigen en de omzet te verhogen.

In de organisatie is hierdoor een positieve beweging ingezet die zich richt op het verbeteren van de kwaliteit van de registratie, een toename van het aantal declarabele uren en een groei van het aantal cliënten.

Medewerkers van GGMD waarderen de mogelijkheden hun werk zo in te richten dat er sprake is van een goede werk-privébalans en er is voldoende ruimte voor scholing en ontwikkeling.

We hebben geconstateerd dat er in het MTO door medewerkers een flink signaal is afgegeven op een aantal fundamentele aspecten in/van de organisatie.

In het najaar van 2022 is op alle kantoorlocaties van GGMD een RI&E (Risico-Inventarisatie & -Evaluatie) afgenomen. Het functiehuis is in 2022 geactualiseerd. Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de aan de kernwaarden gekoppelde competenties, zijn beschreven en bekend bij de medewerkersIn 2020 lag het verzuim binnen GGMD gemiddeld op 5,31%. Dit was het jaar waarin de coronacrisis uitbrak. In 2021 is het gestegen naar 6,64% en in 2022 steeg het naar 9,23%.

GGMD heeft een scholingsbeleid dat zicht richt op bevoegde en bekwame medewerkers die veilige en verantwoorde zorg verlenen.

In 2022 had GGMD één opleidingsplaats voor GZ psychologen binnen de Volwassenzorg. In 2023 start er naast dezeeen GZ-opleidingsplaats binnen de Volwassenzorg ook een GZ- opleidingsplaats binnen het team Kind & Jeugd.

In augustus is een arbeidsmarktcommunicatiecampagne gestart om GGMD meer onder de aandacht te brengen van (potentieel) werkzoekenden. Daarnaast is er begin 2022 geïnvesteerd in een werkenbijggmd-pagina (werkenbijggmd.nl)

In 2022 is aandacht gekomen voor de externe communicatie om de zichtbaarheid en naamsbekendheid van GGMD te vergroten. Net zoals in 2021 zijn we in 2022 actief geweest op verschillende sociale media en waren we aanwezig bij diverse beurzen en congressen.

25 juli en 8 en 9 september vond de externe HKZ-audit plaats. Dit was een herbeoordeling. Met heel GGMD hebben we gezorgd voor een goed verloop van deze uitgebreide audit. GGMD heeft in 2021 het certificaat Basis GGZ van KiBG behaald.

Onder de naam Deelkracht werken onderzoekers, professionals en ervaringsdeskundigen samen aan één einddoel: een samenleving die ook met een zintuiglijke beperking toegankelijk is. Door verschillende organisaties in de zorg en dienstverlening voor mensen met een zintuiglijke beperking wordt samengewerkt aan het vergroten van de expertise over auditieve en communicatieve beperkingen. Vanuit ZonMW worden deze projecten gefinancierd.

In 2022 heeft GGMD een vervolg pilot gedaan met de E-Health modules van Therapieland. Deze pilot was de opvolging van de pilot in 2021.Ook in 2022 participeerde GGMD in het SIAC, Samenwerkende Instellingen voor mensen met Auditieve en/of Communicatieve beperkingen. DB-connect is hét landelijk informatiepunt voor vragen over beperkt zijn in horen én zien. DB-connect is een samenwerkingsverband van Koninlijke Kentalis, Bartiméus, Koninklijke Visio, Kalorama én GGMD.

Dove, slechthorende en horende medewerkers werken samen binnen GGMD. Circa 25% van de medewerkers van GGMD is doof of slechthorend. Dit heeft als meerwaarde dat we ervaringsdeskundigen kunnen inzetten bij de begeleiding en behandeling van onze cliënten.

In dit hoofdstuk blikken we terug op het jaar 2023. De belangrijkste ontwikkelingen en activiteiten die hebben plaatsgevonden worden op een rijtje gezet.

Bestuur en management

Interim-bestuurder
Op 12 december 2022 is Lieke Jansen gestart als interim bestuurder van GGMD. Zij neemt tot op heden de taken van Hetty van Oldeniel over die vanwege ziekte haar werk als bestuurder van GGMD heeft moeten neerleggen. Mede gezien de financiële situatie van GGMD is er destijds ook versterking aangetrokken op financieel gebied door het tijdelijk aanstellen van een financieel directeur. Dit zal in de loop van 2024 niet meer nodig zijn want in financieel opzicht zijn we steeds meer in control. Medio april 2024 start er een nieuwe manager bedrijfsvoering waarmee het team bedrijfsvoering en het strategisch managementteam weer op volle sterkte zijn.

Interim manager Kind en Jeugd
In april 2023 is er een interim manager aangesteld om het landelijk team Kind en Jeugd aan te sturen en een inhoudelijke visie te ontwikkelen voor dit organisatieonderdeel. Deze visie is een afgeleide van de algemene missie en visie van GGMD. Er zijn accenten aangebracht omdat het werken met kinderen, jeugdigen en hun gezin een ander perspectief geeft. Zo streven we niet in de eerste plaats naar zelfredzaamheid, veerkracht en eigen regie, maar vooral naar opvoeden en opgroeien in veiligheid en met zoveel mogelijk kansen op een gezonde ontwikkeling. De stem van de medewerkers is middels de inrichting van een klankbordgroep nadrukkelijk meegenomen in de adviezen.

Er is tevens een advies uitgebracht over de positionering van het onderdeel Kind en Jeugd binnen GGMD. Hier wordt begin 2024 een besluit over genomen.

Medewerker die verteld over Kind en Jeugd

Korte introtekst over de video

Onze kaders
Met het medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO), uitgevoerd in het najaar van 2022, is er door de medewerkers van GGMD een duidelijk signaal afgegeven op een aantal fundamentele aspecten van de organisatie. GGMD scoort niet hoog als werkgever en er is te weinig vertrouwen in het hoger management. We hebben dit signaal serieus genomen en werken hard om hier verandering in aan te brengen.  

In 2023 hebben we de missie en visie, waarbij het werken vanuit Positieve Gezondheid en de Rijnlandse besturingsfilosofie centraal staan, vastgesteld. Het doel is de cliënten zo goed mogelijk te helpen en het vertrouwen van en de verbinding met de medewerkers te herstellen en hun rol in de ontwikkelingen van de organisatie te versterken. Tevens zijn met groepen van medewerkers gesprekken gevoerd over de financiële ontwikkeling en koers van de organisatie. Stapsgewijs zal samen met de organisatie de weg ingeslagen worden om toe te groeien naar een toekomstbestendige organisatie met taakvolwassen teams. In hoofdstuk 7 leest u hier meer over.

Bedrijfsvoering

Blijvende aandacht voor financiën
Net als veel andere GGZ-instellingen is GGMD in 2022 geconfronteerd met een aanzienlijk lagere omzet dan begroot, met een sterk dalend resultaat als gevolg. Deze lijn zet zich ook nog door in de eerste helft van 2023. Belangrijke oorzaken hiervoor zijn de invoering van het zorgprestatiemodel (ZPM), een te lage productiviteit en een hoger verzuim dan begroot. Om dit negatieve resultaat om te buigen is er in september 2022 een interventieplan opgesteld. In maart 2023 is dit plan op onderdelen aangescherpt.
De inzet die door de medewerkers is gepleegd op het behalen van de doelen in het interventieplan, hebben in 2023 geresulteerd in een verhoogde kwaliteit van de registratiegraad, meer instroom van cliënten en een verbetering van het dashboard met stuurinformatie. Er is tevens een opgaande lijn waarneembaar in de productiviteit van de medewerkers en er is het afgelopen jaar een sterke verbetering van de interne beheersing gerealiseerd. Dit wordt ook bevestigd door de accountant.

Ondanks alle inspanningen en de zichtbare verbeteringen vragen de maatregelen in het interventieplan ook in 2024 nog onze aandacht. Op een aantal locaties moet de declarabiliteit verder omhoog om een gezonde exploitatie te realiseren. Tevens willen we toewerken naar een begroting waarin voldoende financiële ruimte is opgenomen voor ontwikkeling en innovatie. We verwachten dat de hervorming van het primair proces en de invoering van een nieuw ECD (Elektronisch Cliëntendossier) gaan bijdragen aan het realiseren van een stabiele en financieel gezonde organisatie en een vermindering van de administratieve lasten van de medewerkers.
Onder het kopje ‘Kwaliteit van zorg’ staat meer informatie over deze twee projecten en in hoofdstuk 5 lichten we de financiële situatie van GGMD verder toe.

Onderzoek Q-consult
Q-Consult Zorg heeft afgelopen zomer de opdracht gekregen om een financiële analyse uit te voeren naar:

  • de haalbaarheid van de productiviteitsnorm die GGMD hanteert, bezien vanuit het ZPM-model (Zorgprestatiemodel).
  • de kosten die gepaard gaan met het inclusieve karakter van de organisatie. Bij GGMD is ongeveer 25% van de medewerkers zelf doof of slechthorend. Het blijft de vraag of de huidige vergoedingen in voldoende mate rekening houden met de begeleiding en behandeling van de specifieke doelgroep en de randvoorwaarden die dit stelt.

De aanbevelingen die zijn gedaan naar aanleiding van dit onderzoek hebben we meegenomen in de begroting 2024 en tijdens de verkoop-overleggen met de financiers. Daarnaast is er door Q-consult een procesanalyse uitgevoerd op het primair proces (op locatie Zoetermeer) in afstemming met de projectgroep primair proces van GGMD.

Verbetering interne beheersing
Met het verbeterplan dat is opgesteld naar aanleiding van de bevindingen van de interim-controle in 2022 is er in 2023 een aanzienlijke verbetering doorgevoerd in de administratieve processen. Dit heeft geleid tot een structurele verbetering van de interne beheersing in 2023 en ook het jaarrekeningproces is soepel en met een goed resultaat verlopen. Het is nu van belang dit te borgen zodat de organisatie op het gebied van bedrijfsondersteuning en financiën duurzaam in control is en blijft.

Huisvesting
Het team Alkmaar is in 2023 verhuisd naar een nieuw kantoor in hetzelfde pand. De kantoorruimte is aanzienlijk groter geworden (inclusief een ruimte voor psychomotorische therapie (PMT)) en er is sprake van een verbetering van de arbeidsomstandigheden voor de medewerkers.

Het huurcontract voor de kantoorlocatie in Utrecht is verlengd voor de komende jaren, onder de voorwaarde dat de huidige inrichting met een beperkte investering wordt verbeterd en dat er opvolging wordt gegeven aan aantal verbeterpunten vanuit de RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie). Deze verbeteringen worden begin 2024 gerealiseerd.

Medewerker- en organisatieontwikkeling (M&O)

Professionele en gemotiveerde medewerkers zijn de spil van GGMD. Met passie en betrokkenheid zorgen de medewerkers ervoor dat de zorg voor de cliënten van een hoog niveau is.

Het is van belang om medewerkers zodanig te ondersteunen en faciliteren dat zij in staat zijn om zorg en behandeling van goede kwaliteit te (kunnen blijven) bieden. Gezien de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt zullen er blijvend extra inspanningen nodig zijn voor het aantrekken en behouden van voldoende gekwalificeerde medewerkers. Daarnaast zal de beschikbare capaciteit efficiënt en effectief ingezet moeten worden.

Uitstroom
Dat medewerkers meer rust in de organisatie ervaren, zien we terug in het uitstroompercentage. Dit is aan het dalen. Was dit enkele jaren geleden nog 25% van de medewerkers, nu ligt dit op 13%. Daarmee scoren we beter dan het gemiddelde uitstroompercentage in Nederland, dit is 17%.

Een opvallende trend is de toename van dove medewerkers die de organisatie verlaten, mogelijk beïnvloed door een gunstigere arbeidsmarkt. Het werven van dove medewerkers blijft een uitdaging. Wel zijn we er in 2023 in geslaagd het aantal medewerkers met een auditieve beperking binnen staf en ondersteuning te vergroten.

50% van de uitstromende medewerkers werkte korter dan 3 jaar bij GGMD. Hoewel deze groep kleiner is dan voorgaande jaren, blijft de uitstroom in de eerste drie dienstjaren relatief groot is. Helemaal voorkomen kunnen we dit niet, omdat dit een trend is die we in heel Nederland zien. Maar een kritische selectie aan de voordeur, gevolgd door onboarding in combinatie met een intensief inwerktraject blijft belangrijk, zodat de inbedding in de organisatie zo goed mogelijk vorm krijgt.

Exitgesprekken
Uit de enquête onder vertrekkende medewerkers (respons 45%) blijkt dat zij over het algemeen positief staan tegenover GGMD als werkgever. De inhoud van het werk en de relaties met leidinggevenden en collega’s worden zeer gewaardeerd. Tevens zijn de voorzieningen, zowel op de werkplek als thuis, goed ontvangen door het personeel en voelde tweederde van de medewerkers zich voldoende gewaardeerd. De tevredenheid over de arbeidsvoorwaarden is hoog en de meerderheid is ook te spreken over de scholingsmogelijkheden binnen GGMD. Echter, niet alle werknemers zijn even tevreden over de ontwikkelingsmogelijkheden.

De belangrijkste redenen voor vertrek zijn de ervaren werkdruk, GGMD als organisatie en de reistijd. Daarnaast wordt door de helft van de respondenten communicatie binnen GGMD genoemd als een verbeterpunt.

Arbeidsmarktproblematiek
Er is een arbeidsmarkt die bewerkt moet worden om de juiste mensen aan te trekken en binden aan onze organisatie. Graag willen we laten zien hoe mooi en betekenisvol ons werk is en duidelijk maken wat GGMD te bieden heeft, aan zowel cliënten als aan potentiële collega’s.

Ondanks de grote krapte op de arbeidsmarkt, kan GGMD de meeste vacatures nog invullen. Alleen de zoektocht naar geschikte regiebehandelaren verloopt moeizaam, omdat de krapte daar het grootst is. Positief is dat het ons lukt de meeste functies in loondienst in te vullen.

De arbeidsmarktcommunicatiecampagnes met advertenties op sociale media werken goed om vacatures te vervullen. De werkenbijggmd.nl-pagina geeft een duidelijk overzicht van de vacatures en het aantal bezoekers is door promotie van deze paginagroot.

Opleidingsbeleid
Het opleidingsbeleid is sinds 2022 sterker gericht op het zelf opleiden van nieuwe medewerkers (zoals stagiaires, BBL’ers en PIOG’s). Dit heeft in 2023 zijn vruchten afgeworpen. De eerste psycholoog in opleiding tot GZ-psycholoog (PIOG) is afgestudeerd en blijft in dienst. Een PIOG die bij ons gedetacheerd is vanuit een andere organisatie komt bij ons in loondienst. Ook zijn er na het afstuderen vier stagiaires aangenomen, evenals de scribe die na afstuderen in dienst is gekomen als psycholoog.

Taakdifferentiatie
Vanwege de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt wordt meer ingezet op taakdifferentiatie. Verpleegkundig specialisten kunnen taken overnemen van psychiaters en maatschappelijk werkers of pedagogisch behandelaars nemen taken over van GZ-psychologen. Dit bevordert een efficiënte praktijkuitvoering, hoewel de implementatie ervan varieert tussen teams. Dit is tevens aanleiding geweest om het professioneel statuut hierop aan te passen. In 2024 wordt verdere aandacht besteed aan de implementatie van de taakdifferentiatie.

Verzuim(begeleiding)
In 2023 lag de focus sterk op het terugdringen van verzuim binnen GGMD. Veelal was dit verzuim niet werk gerelateerd. In voorgaande jaren konden sommige managers (door het toegenomen thuiswerken en de omvang van hun teams) niet voldoende aandacht besteden aan zieke medewerkers. In 2023 is er meer nadruk gelegd op het ondersteunen van deze medewerkers door de leidinggevenden. Bovendien is er een directe professionele nazorg of hulpverlening ingesteld bij agressie-incidenten.

Om feedback te verzamelen van medewerkers met middellang tot lang verzuim, is in 2023 een jaarlijkse enquête ingesteld. Hieruit bleek dat de begeleiding vanuit leidinggevenden over het algemeen als positief werd ervaren, maar dat medewerkers behoefte hebben aan extra contact of steun tijdens de opbouwperiode en na terugkeer na verzuim.

Hoewel het verzuim gedurende het jaar daalde, van 13% in januari tot 7% in september, steeg het weer in de laatste twee maanden van het jaar. GGMD heeft nog steeds een hoger verzuimpercentage dan gemiddeld in de zorg (7,73%, met een meldingsfrequentie van 1,3, Vernet). Het verzuimbeleid blijft dan ook in 2024 een punt van aandacht.

Veilig werken
Veilig werken stond hoog op de agenda na de feedback van de medewerkers tijdens het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) eind 2022. In 2023 is het Protocol Veilig Werken waarbij samen met medewerkers is gekeken naar manieren om de zorg voor cliënten zo veilig mogelijk te organiseren. In het protocol is tevens opgenomen dat teams met regelmaat een training Veiligheid volgen om gezamenlijk te kijken hoe de veiligheid op de locatie en in het team het beste georganiseerd kan worden.

Hoewel de meeste collega’s in het MTO aangaven een prettig contact te hebben met hun leidinggevende en collega’s, gaf helaas ook een kleine groep medewerkers aan soms ongewenst gedrag te ervaren door collega’s. Om deze reden is een protocol Ongewenst Gedrag opgesteld en is er, naast een interne vertrouwenspersoon, ook een externe (professionele) vertrouwenspersoon aangesteld. Daarnaast is de klachtenregeling voor medewerkers opnieuw vormgegeven. Er is onder andere een externe, professionele klachtencommissie aangesteld.

Gezond werken
Op het gebied van gezond werken is in 2022 gestart met een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), die in 2023 is afgerond met een Plan van Aanpak. GGMD heeft de verplichting een Periodiek ArbeidsGezondheidsOnderzoek (PAGO) rond Beeldschermwerk en PsychoSociale Arbeidsbelasting aan te bieden en heeft dit uitgebreid naar een breder Sociaal Medisch Onderzoek. Dit kan vanaf 2024 indien gewenst aangevraagd worden door de medewerkers.

Tijdens het MTO hebben medewerkers tevens aangegeven dat zij visie en inspiratie missen vanuit de organisatie. In 2023 is daarom besloten om de implementatie van de Rijnlandse besturingsfilosofie en de missie en visie (gebaseerd op het gedachtegoed van positieve gezondheid) weer opnieuw op te pakken. Ook voor medewerkers zelf is aandacht voor positieve gezondheid belangrijk. Deze focus wordt in 2024 verder uitgebouwd. Daarnaast zijn we in 2023 in gesprek gegaan met de medewerkers over de wijze waarop we een toekomstbestendig GGMD kunnen gaan neerzetten (via het 5-radenoverleg en de (strategie)bijeenkomst van 6 december).

Mobiliteitsscan
In 2023 heeft adviesbureau Mobinck de opdracht gekregen om een mobiliteitsscan uit te voeren. Redenen die hieraan ten grondslag lagen waren een herhaaldelijk verzoek van medewerkers om de mogelijkheden van lease te onderzoeken, het feit dat medewerkers stress ervaren over de financiële gevolgen wanneer hun privéauto gerepareerd of vervangen moet worden en de voorziene duurzaamheidsdoelen vanuit de overheid.

Begin 2024 worden de resultaten van het onderzoek geanalyseerd en vindt besluitvorming plaats over het vervolg dat hieraan zal worden gegeven.

Zichtbaarheid en positionering GGMD

GGMD is een nicheorganisatie in Nederland en wil graag een sterke partner zijn op de markt voor dove en slechthorende mensen, en voor mensen met een andere gehoorbeperking, die ergens in hun leven vastlopen. We bedienen het hele land en opereren in een speelveld met cliënten, verwijzers, financiers, partners, concurrenten en stakeholders.

De taak van de managers ligt in het leggen en onderhouden van contacten met externe stakeholders zoals CI-centra, audiologische centra, scholen en zorgorganisaties waar cliënten wonen of verblijven die een zorgvraag hebben die aansluit op het aanbod dat wij voeren. Verder hebben we in 2023 op bestuurlijk niveau de banden aangehaald met een aantal samenwerkingspartners waaronder Pro Persona, het Zorginnovatieforum, Specsavers, Hoormij-NVVS, de Nederlandse GGZ, het Centrum voor Kind- en Jeugdpsychiatrie, Trajectum LVB en Kentalis.

Door deze contacten kan er meer gezamenlijk worden opgetrokken om voor onze doelgroep de beste ondersteuning te organiseren.

Aansluiting ZorgDomein
Om de instroom voor de verwijzers te verbeteren is GGMD in 2023 aangesloten op ZorgDomein. Dit is een verwijsapplicatie die door een groot deel van de artsen, onder wie huisartsen en KNO-artsen, wordt gebruikt om door te verwijzen. Door ZorgDomein wisten verwijzers ons beter te vinden. Ons doel was om in een jaar 500 verwijzingen te krijgen via dit kanaal. Dat is gelukt.

Nieuwe website
Met het opfrissen van de huisstijl, dit om te zetten in een huisstijlboek en continue representatie op (social) media is het gelukt om een professioneler beeld uit te stralen naar de verschillende stakeholders, zowel intern als extern.

Daarnaast wordt de website van GGMD op dit moment vernieuwd. Het gaat om een visuele verbetering en een herstructurering. Gezien de uniciteit van GGMD staat de organisatie voor de opgave om de bekendheid en vindbaarheid voor verwijzers en potentiële cliënten in verschillende doelgroepen te vergroten De website wordt nu omgebouwd tot een “magneet” om zo beter gevonden te worden door cliënten die baat kunnen hebben bij ons aanbod. Het doel is de vernieuwde website in het tweede kwartaal 2024 live te hebben.

Beurzen, congressen en campagnes
Op beurzen ontmoet GGMD de doelgroep van GGMD, zowel cliënten als verwijzers. In gerichte campagnes worden beurzen en congressen bezocht waar de doelgroepen zijn vertegenwoordigd. Door op deze bijeenkomsten aanwezig te zijn, worden we steeds beter zichtbaar in het werkveld. Beurzen en congressen waar we als GGMD onder meer naartoe gaan zijn als standhouder:

  • NVVP voorjaarscongres
  • Hoorzorgbeurs, audicienscongres
  • Werelddovendag
  • Dag van de Jeugdprofessional
  • Partners in Verstaan

Verder doen we ook vrijwel ieder jaar mee aan de volgende themaweken:

  • Week van het oorsuizen (februari)
  • Week van de toegankelijkheid (oktober)
  • Week van de suïcidepreventie (september)

In de media waren we in 2023 zichtbaar met onder meer onze bijdrage aan een artikel over tinnitus op nu.nl. We leverden een artikel aan over slechthorendheid op de werkvloer aan Loopbaanvisie en we waren actief in de week van het oorsuizen.

Om onze naamsbekendheid te vergroten hebben we verder kaarten met het handalfabet via de kaartenrekken van Boomerang verspreid in steden waar wij een vestiging hebben.

Kwaliteit van zorg

Goede zorg is veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht. Goede zorg wordt tijdig verleend en is afgestemd op de reële behoefte van de cliënt. Om aan de eisen en verwachtingen van cliënten en ketenpartners te voldoen, taken op een efficiënte en effectieve wijze uit te voeren en continu te leren en te verbeteren, werkt GGMD met een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Het doel van het KMS is het bevorderen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de hulp- en dienstverlening.

Het kwaliteitsmanagementsysteem betreft:          

  • Het vastleggen van processen
  • Het systematisch evalueren van kwaliteit en veiligheid
  • Het continu verbeteren
  • Het blijven anticiperen op cliëntwensen en nieuwe inzichten

Hieronder wordt stil gestaan bij een aantal ontwikkelingen in 2023 die een positieve bijdrage (gaan) leveren aan de kwaliteit van de zorg.

Ondersteunend ECD met een goed informatiemanagement
Eind 2022 is er besloten om te stoppen met het huidige ECD (Elektronisch Cliëntendossier) en in 2023 op zoek te gaan naar een ECD dat beter aansluit bij de eisen en wensen van de organisatie. De belangrijkste doelstellingen van het nieuwe ECD zijn:

  • het goed ondersteunen van het primaire proces,
  • voldoen aan wet- en regelgeving,
  • het gaan werken met een adequaat cliëntportaal en
  • het terugbrengen van de administratieve lasten van de medewerkers.

We hebben gekozen voor ONS als nieuw ECD. Dit wordt door Nedap Healthcare geleverd. Voor de implementatie is gekozen voor Accordis als partner. Zij hebben ruime ervaring met de implementatie van ONS bij diverse zorgorganisaties. Het is belangrijk om medewerkers goed te begeleiden. De verwachte implementatiedatum voor het nieuwe ECD is 1 juni 2024.

Onderdeel van dit ECD traject is tevens het goed organiseren van het informatiemanagement, met als resultaat dat er actuele, volledige en betrouwbare stuurinformatie ter beschikking wordt gesteld, onder andere op het gebied van kwaliteit (denk aan het resultaat van het CTO en de ROM). Dit is nodig om goed en tijdig te kunnen (bij)sturen en om als organisatie en management in control te zijn. 

Primair proces
Het primair proces (de interne klantreis) vormt de kern van de dienstverlening van GGMD. Het primair proces loopt van aanmelding en intake tot en met afsluiting van zorg. Begin 2023 is er een projectgroep gestart die als opdracht heeft om een klantvriendelijk, eenduidig en efficiënter primair proces binnen de organisatie te ontwikkelen en implementeren. Deze opdracht loopt door in 2024, in nauwe afstemming met de projectgroep die verantwoordelijk is voor de inrichting en implementatie van het nieuwe ECD.

Positieve Gezondheid wordt als basismethode ingezet binnen geheel GGMD. Dit vraagt om een goede inbedding van dit gedachtegoed binnen het primair proces, waaronder bij het opstellen van het hulp- en dienstverleningsplan.

Start dossiercommissie
Eind 2023 is er een (interne) dossiercommissie samengesteld met daaraan gekoppeld de medicijncommissie. Dit is een commissie, bestaande uit de manager zorg en behandeling, de geneesheer-directeur, een beleidsadviseur, een psychiater en/of psycholoog en een zorgprofessional, die alles rondom de plicht van dossiervoering in goede banen gaat leiden. Er worden jaarlijks (inhoudelijke) dossiercontroles uitgevoerd om de kwaliteit van de zorgdossiers en het zorgproces te verbeteren. Deze commissie ziet ook toe op de kwaliteit van het medicatieproces binnen GGMD en een juiste uitvoering daarvan.

Project ManualMaster
Het project opschonen van ManualMaster (documentbeheersysteem) is in 2023 van start gegaan en loopt door in 2024. Eén van de doelen is om het documentbeheersysteem zo in te richten dat documenten eenvoudig en snel vindbaar zijn en dat we zelf meer regie hebben op het plaatsen en wijzigen van deze documenten. Daarnaast wordt gekeken naar het proces van documenten aanleveren, wijzigen en archiveren. Via een klankbordgroep kunnen medewerkers hun mening geven en adviezen aandragen.

Lerend Netwerk voor regiebehandelaren 
Het Zorginstituut heeft in het Landelijk Kwaliteitsstatuut GGZ 3.0 bepaald dat elke GGZ-instelling een ‘Lerend Netwerk’ moet hebben. Dit is een vorm van collegiaal leren, waar gewerkt wordt in een vaste groep tijdens meerdere bijeenkomsten, rond een gezamenlijk thema of casuïstiek. In zo’n lerend netwerk wordt doelbewust kennis en ervaring uitgewisseld over een bepaald kennisgebied. Het Lerend Netwerk is verplicht voor alle regiebehandelaren binnen de GGZ van GGMD. Zij moeten minimaal twee keer per jaar hieraan deelnemen.

In 2023 hebben we alle voorbereidingen getroffen om in 2024 van start te kunnen gaan met dit lerend netwerk. Het lerend netwerk is geïntegreerd in het scholingsbeleid en daarmee dus ook geborgd.

Kwaliteitsvisitatie psychiaters
De psychiaters van GGMD hebben in 2023 een kwaliteitsvisitatie gehad in het kader van de herregistratie. Vereiste is dat psychiaters zich in organisatieverband moeten laten visiteren. Dit is de eerste keer dat dit heeft plaatsgevonden binnen GGMD zelf. Voorheen deden de psychiaters dit elders. De vakgroep psychiaters is gevisiteerd door twee externe psychiaters.  Ter voorbereiding van deze visitatie is door de geneesheer-directeur een verbeterplan opgesteld.

Vanuit de kwaliteitsvisitatie is er één aanbeveling gedaan die met prioriteit afgehandeld moet worden: een sluitend voor- en achterwachtrooster voor crisiszorg. Hiervoor is door de Medische Staf en de geneesheer-directeur een verbeterplan opgesteld en besproken met het management. Dit wordt momenteel uitgevoerd zodat het dienstrooster adequate crisiszorg van een afdoende kwaliteit mogelijk maakt.

HKZ keurmerk
3 oktober 2023 vond de externe HKZ-controle audit plaats. Met heel GGMD hebben we gezorgd voor een goed verloop van deze audit. De auditor sprak haar complimenten uit en vindt dat er professioneel wordt gewerkt binnen GGMD. Er waren slechts 2 (niet-kritische) verbeterpunten waaronder het ontbreken van de jaarlijkse leveranciersbeoordeling. GGMD blijft dus HKZ gecertificeerd en gaat aan de slag met deze verbeterpunten.

Keurmerk basis GGZ
GGMD heeft in 2021 het certificaat Basis GGZ van KiBG behaald. KiBG is de netwerk- en kennisorganisatie binnen de kortdurende generalistische GGZ. Daarmee hebben we aangetoond aan de normen van het Keurmerk te voldoen en laten we zien dat we ons extra inspannen voor ‘de juiste zorg op het juiste moment’ binnen de Generalistische Basis GGZ.  In 2023 zijn we opnieuw gekwalificeerd voor dit keurmerk.

Cliënttevredenheid
Het CTO (cliënttevredenheidsonderzoek) bij GGMD is gebaseerd op de CQi (Consumer Quality index) voor volwassenen. De vragenlijst is bedoeld om anoniem de ervaringen van alle cliënten over de kwaliteit van de hulp- en dienstverlening te meten. Aan cliënten wordt gevraagd hoe zij de hulpverlening hebben ervaren op diverse onderdelen zoals bejegening, informatie, samen beslissen en uitvoering. Het CTO wordt uitgezet:

  • Bij afronding van de behandeling/begeleiding
  • Elk jaar; bij langdurige behandelingen/begeleiding

In 2023 is het CTO door 99 cliënten ingevuld. Het gemiddelde cijfer is een 8,5. We gaan ons inzetten om in 2024 de respons te verhogen.

Onderzoek en ontwikkeling

Werkgroep zorgvraagontwikkeling
Het aanbod van GGMD moet niet alleen nu maar ook in de toekomst betaalbaar zijn en goed aansluiten op de zorgvraag van de cliënten. Hiervoor is allereerst inzicht nodig in de zorgvraag en de wijze waarop deze zich de komende jaren ontwikkelt. Voor het onderzoeken van de zorgvraag-ontwikkeling is er in november 2023 een werkgroep gestart die gaat kijken naar de trends en ontwikkelingen die hierop van invloed zijn.

Zodra deze Werkgroep Zorgvraagontwikkeling het resultaat heeft opgeleverd (verwachting april 2024) start een andere werkgroep die zich richt op het hervormen van het aanbod/kernassortiment van producten en diensten van GGMD. Daarbij wordt rekening gehouden met de vereisten vanuit het Integraal Zorgakkoord (IZA) en de uitkomsten van het overleg op 6 december en de locatiebezoeken in 2024.  

Integraal Zorgakkoord: Samen werken aan gezonde zorg
Met dit akkoord is een belangrijke stap gezet om de grote uitdagingen waar de zorg voor staat het hoofd te bieden, dus om de zorg voor de toekomst goed, toegankelijk en betaalbaar te houden. Met het Integraal Zorgakkoord (IZA) wordt er ingezet op passende zorg. Passende zorg is waarde gedreven, komt samen met en rondom de cliënt tot stand, vindt plaats op de juiste plek en gaat over gezondheid in plaats van ziekte. In het IZA is onder meer afgesproken dat partijen intensiever met elkaar moeten samenwerken, de eerstelijnszorg versterkt moet worden en er meer wordt ingezet op preventie. Dit zal een uitdaging zijn voor GGMD gezien het landelijke werkgebied en het unieke aanbod voor een bijzondere doelgroep.

Passende zorg betekent steeds vaker ook hybride zorg: een mix van digitaal en fysiek aangeboden zorg en ondersteuning van gezondheid, waar mogelijk gepersonaliseerd en op maat. Uitgangspunten hierbij zijn: zelf als het kan, thuis als het kan en digitaal als het kan. Zorgverzekeraars sturen hier ook op en gezien de krapte op de arbeidsmarkt is het van belang dat we hier als GGMD beleid op gaan ontwikkelen.

Deelkrachtprojecten
Onder de naam Deelkracht werken onderzoekers, professionals en ervaringsdeskundigen samen aan één einddoel: een samenleving die ook met een zintuiglijke beperking toegankelijk is. Door medewerkers uit verschillende organisaties in de zorg- en dienstverlening voor mensen met een zintuiglijke beperking wordt gewerkt aan het vergroten van de expertise over auditieve en communicatieve beperkingen. Vanuit ZonMW worden deze projecten gefinancierd.

In 2023 is de nieuwe projectperiode (2023-2025) begonnen. Sommige projecten waren een voortzetting van projecten uit de eerste periode (2020-2022) en andere projecten waren nieuw. De projecten worden geleid door organisaties die erkend zijn als ZG-expertorganisatie. GGMD is deelnemer in een aantal Deelkrachtprojecten. GGMD participeert in de projecten Doof/SH 18+ en in Doofblind. Het merendeel van de projecten zijn onderzoeksprojecten maar ook V&K (Voorlichting en Kennisdeling) is ondergebracht in Deelkracht. Op de website van Deelkracht zijn alle projecten terug te vinden, evenals de resultaten van de projecten. GGMD vindt het van belang in deze Deelkracht- projecten te participeren. In verband met het werken aan het financieel herstel van de organisatie, gezien het behaalde resultaat over 2022, is in 2023 een pas op de plaats gemaakt. Nu het financiële herstel in 2023 goed vorm heeft gekregen, willen we in 2024 kijken of we de Deelkrachtparticipatie kunnen uitbreiden.

E-health
De afgelopen jaren is uit verschillende pilots gebleken dat bestaande e-health producten vaak niet of maar beperkt bruikbaar zijn voor de doelgroepen van GGMD. Voor veel van het e-health aanbod is het nodig om te kunnen horen en/óf het Nederlands goed te beheersen. Ook wordt er veel gebruik gemaakt van muziek. Voor dove, slechthorende en doofblinde mensen is dit aanbod daardoor niet bruikbaar of komt maar een deel van de boodschap over.

Als het aanbod anders vormgegeven wordt, minder talig en vooral veel visueler dan zou e-health een uitstekende methode zijn om een deel van de zorg en/of behandeling digitaal aan te bieden. GGMD werkt op dit moment al wel incidenteel met enkele apps om de cliënten met e-health te ondersteunen en zoekt naar wegen om samen te werken aan het ontwikkelen van e-health voor onze doelgroepen. Daarvoor is enerzijds financiering nodig en anderzijds de kennis en kunde om de e-health producten te ontwikkelen.

SIAC
Ook in 2023 participeerde GGMD in het SIAC (Samenwerkende Instellingen voor mensen met Auditieve en/of Communicatieve beperkingen). GGMD nam deel aan de overleggen over de verschillende onderwerpen die binnen SIAC in 2023 aan bod zijn gekomen, zoals  het kwaliteitskader en het technisch overleg. Op bestuurlijk niveau vindt er in dit verband ook periodiek overleg plaats. Gezien de beperkte omvang van de doelgroep is het vruchtbaar als organisaties, zoals in SIAC verband, gezamenlijk optrekken naar overheid en andere instanties. Zo hebben enkele SIAC-organisaties waaronder GGMD een bijdrage geleverd aan het tot stand komen van het ‘Verbetersignalement Perceptieve slechthorendheid bij volwassenen – Onderweg naar passende hoorzorg’ van het Zorginstituut Nederland. Dit verbetersignalement beschrijft de verbetermogelijkheden en de afspraken die partijen hebben gemaakt voor de verbetering van de hoorzorg. Hierbij wordt van audiologen en GGMD aandacht gevraagd om in een vroegtijdiger stadium aandacht te besteden aan de psychosociale gevolgen van doofheid. Zodoende kan ernstige problematiek worden voorkomen.

DB-connect
DB-connect is hét landelijk informatiepunt voor vragen over beperkt zijn in horen én zien. DB-connect is een samenwerkingsverband van Koninklijke Kentalis, Bartiméus, Koninklijke Visio, Kalorama én GGMD.

Het doel is om alle informatie rondom doofblindheid laagdrempelig en toegankelijk aan te bieden. DB-connect is bereikbaar voor iedereen die informatie of advies zoekt. Zij kunnen mensen wegwijs maken binnen verschillende organisaties. Zo kan de vraagsteller wanneer nodig zelf een keuze maken voor passende vervolghulp. Men kan bijvoorbeeld naar de website ‘Sociale Kaart Doofblindheid’. Dit is een gratis digitale wegwijzer waarop het landelijk aanbod van gespecialiseerde ondersteuning voor mensen met een beperking in horen én zien (doofblindheid) te vinden is.

Sociaal ondernemerschap
Dove, slechthorende en horende medewerkers werken samen binnen GGMD. Circa 25% van de medewerkers van GGMD is doof of slechthorend. Dit heeft als meerwaarde dat we professionele ervaringsdeskundigen kunnen inzetten bij de begeleiding en behandeling van onze cliënten. Er zijn binnen GGMD drie medewerkers opgeleid als ervaringsdeskundige.

Kentalis, Trajectum en GGMD organiseren samen het congres Joining Forces van 7 tot 9 februari in 2024, in samenwerking met de ESMHD (European Society of Mental Health and Deafness). In 2023 zijn daarvoor de voorbereidingen getroffen. Doel van het congres is om samen te werken aan de bouwstenen voor een toekomstbestendige geestelijke gezondheidszorg voor deze kleine doelgroep met heel diverse behoeften. Dove, slechthorende en doofblinde mensen kunnen voor hulp lang niet altijd goed terecht in de reguliere geestelijke gezondheidszorg. Het congres is bedoeld voor een brede groep deelnemers zoals professionals in de geestelijke gezondheidszorg (ggz & jeugdhulp) en het onderwijs en wetenschappelijk onderzoekers én beleidsmakers. Wat dit congres extra bijzonder maakt, is dat bijna de helft van de sprekers zelf doof is.

Filmpjes Congres

Korte introtekst over de video

Colofon

Hoofdredactie:

Marijn Krijger

Marketing & Communicatie GGMD

Concept

Uitvoering

Videoproductie

Nederlandse Gebaren 

Martin Mojet

Met dank aan:

Lieke Jansen
Kim Hoeks

contact

Colofon

Hoofdredactie:

Marijn Krijger

Marketing & Communicatie GGMD

Concept en uitvoering

Videoproductie

Script NGT

Mariska Bijsterveld

Nederlandse Gebaren 

Lieke Vlasveld

Met dank aan:

Hetty van Oldeniel
Kim Hoeks

contact

sluit venster