Colofon
Hoofdredactie:
Marijn Krijger
Marketing & Communicatie GGMD
Concept
Uitvoering
Videoproductie
Nederlandse Gebaren
Martin Mojet
Met dank aan:
Hetty van Oldeniel
Kim Hoeks
contact
Hoofdstuk 4
Governance
Bestuur en toezicht
GGMD hecht waarde aan een goed bestuur, waarin transparantie, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid centraal staan. De regels voor goed bestuur en toezicht van zorgorganisaties zijn vastgelegd in de Governancecode Zorg.
De bestuurder, Hetty van Oldeniel, heeft de dagelijkse leiding over GGMD en is verantwoordelijk voor de kwaliteit, veiligheid, een gezonde bedrijfsvoering en de continuïteit van de organisatie. De bestuurder wordt geadviseerd door het strategisch managementteam (MT) en legt verantwoording af aan de RvT.
De RvT van GGMD bestaat uit vijf leden.
Een overzicht van de genomen besluiten is in dit hoofdstuk te vinden.
Om de besluitvorming in de RvT zo goed mogelijk voor te bereiden zijn de afzonderlijke leden van de RvT actief in drie (advies)commissies.
- Auditcommissie;
- Commissie Kwaliteit en Veiligheid;
- Remuneratiecommissie.
Medezeggenschap
GGMD vindt medezeggenschap van cliënten en medewerkers belangrijk. Hiervoor beschikt GGMD over een goed functionerend medezeggenschapsorgaan voor zowel medewerkers (de ondernemingsraad) als cliënten (de cliëntenraad). Beiden zijn een belangrijke gesprekspartner en klankbord van de bestuurder.
Governance
Bestuur en toezicht
GGMD hecht waarde aan een goed bestuur, waarin transparantie, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid centraal staan. De regels voor goed bestuur en toezicht van zorgorganisaties zijn vastgelegd in de Governancecode Zorg. GGMD hanteert deze code bij haar functioneren en is daarop intern en extern aanspreekbaar.
De bestuurder, Hetty van Oldeniel, heeft de dagelijkse leiding over GGMD en is verantwoordelijk voor de kwaliteit, veiligheid, een gezonde bedrijfsvoering en de continuïteit van de organisatie. De bestuurder wordt geadviseerd door het strategisch managementteam (MT) en legt verantwoording af aan de RvT. Naast de bestuursfunctie bij GGMD is mevrouw van Oldeniel sinds september 2021 actief als lid Raad van Toezicht bij Stichting De Wilg.
De Raad van Toezicht (RvT) houdt integraal toezicht op het beleid van de bestuurder en op de algemene gang van zaken binnen GGMD. Zij staat de bestuurder gevraagd en ongevraagd met raad ter zijde. De RvT fungeert tevens als werkgever van de bestuurder.
De RvT en de bestuurder van GGMD werken in een constructieve dialoog met elkaar samen. De basis voor de samenwerking ligt in transparantie, openheid, vertrouwen en het nemen van verantwoordelijkheid. Er zijn afspraken gemaakt over de werkwijze en de taken en verantwoordelijkheden van de RvT en de bestuurder. Deze afspraken zijn vastgelegd in de statuten en verschillende reglementen die overeenstemmen met de Governancecode Zorg. Daarnaast bespreken de bestuurder en de RvT op regelmatige basis de onderlinge samenwerking en op welke wijze deze nog verder versterkt kan worden.
Samenstelling RvT
De RvT van GGMD bestaat uit vijf leden. De RvT is samengesteld op basis van onafhankelijkheid en bewaakt dat er geen sprake is van belangenverstrengeling van de individuele leden, dan wel van de RvT als geheel. In 2021 hebben er geen wijzigingen plaatsgevonden in de samenstelling van de RvT. Tabel 1 biedt een overzicht van de hoofd- en nevenfuncties van de leden van de RvT van GGMD in 2021.
Voorzitter RvT
Voorzitter Remuneratiecommissie
Aandachtsgebieden:
Sociale innovatie, ondernemerschap
Hoofdfunctie:
- Boardroomcoach ketensamenwerking en stakeholders
1
Nevenfuncties:
- Lid Raad van Toezicht St Perspektief en St Arosa
- Lid en vicevoorzitter Raad van Toezicht SWZ
1
Vice voorzitter RvT
Lid Audit commissie
Lid Remuneratie-commissie
Aandachtsgebieden:
Bestuurlijke ervaring, inhoudelijk achtergrond (zorg), Governance
Hoofdfunctie:
- Voorzitter Raad van Bestuur De Rijnhoven
1
Van de hoofdfunctie afgeleide functies:
- Voorzitter CAO onderhandelingsdelegatie ActiZ
- Lid Commissie Arbeid ActiZ
- Voorzitter SOVVT, overleg sociale partners in de VVT
- Voorzitter BOZ (Brancheorganisaties in de Zorg) CAO coördinatieoverleg
- Voorzitter Stuurgroep Africare
- Bestuurslid Health Hub Utrecht
- Lid Bestuurstafel Utrecht
1
Nevenfuncties:
- Voorzitter Raad van Toezicht Malderburch
- Voorzitter Raad van Toezicht Merwelanden
- Voorzitter ZonMW programmacommissie Langdurige Zorg en Ondersteuning
1
Voorzitter Audit commissie
Aandachtsgebieden:
Financiën en bedrijfsvoering
Hoofdfunctie:
- Directeur Financiën & Control bij AxionContinu
1
Nevenfuncties:
- Voorzitter Raad van Toezicht Pleyade
1
Voorzitter commissie Kwaliteit en Veiligheid
Aandachtsgebieden:
Bestuurlijke ervaring, zorg- en kwaliteit inhoudelijke kennis
Hoofdfunctie:
- Lid Raad van Bestuur Sint Maartenskliniek
1
Van hoofdfunctie afgeleide functies:
- Lid bestuur Nederlandse Vereniging voor bestuurders in de Zorg (NVZD)
- Voorzitter commissie arbeidszaken NVZD
- Lid bestuursadviescommissie Arbeidsmarkt Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ)
- Bestuurslid IZZ
1
Nevenfunctie:
- Lid Raad van Toezicht Stichting Prenatale Screening Nijmegen (SPN)
1
Lid commissie Kwaliteit en Veiligheid
Aandachtsgebieden:
ICT, Voordracht lid CR
Hoofdfunctie:
- CIO Deventer Ziekenhuis
1
Nevenfunctie:
- Voorzitter Raad van Toezicht Sius
1
Overzicht hoofd- en nevenfuncties toezichthouders GGMD, peildatum 31-12-2021
Vergaderingen & besluitvorming
In 2021 hebben de RvT en de bestuurder van GGMD vijf keer vergaderd. De voorzitter en vicevoorzitter van de RvT hebben voorafgaand aan deze vergaderingen een afstemmingsoverleg (over de agenda en eventuele bijzondere ontwikkelingen) met de bestuurder.
In 2021 nam de RvT van GGMD onder meer de volgende besluiten:
- goedkeuring Jaarrekening 2020 (inclusief accountantsverslag 2020)
- goedkeuring jaarverslag stichting 2020
- er is décharge verleend aan het bestuur over het gevoerde beleid in 2020
- vaststelling WNT-classificatie GGMD 2021
- vaststelling bezoldiging RvT 2022 (conform de WNT bezoldigingsmaxima het NVTZ-advies)
- vaststelling geactualiseerde versie informatieprotocol
- vaststelling regeling onkostenvergoeding RvT en bestuurder
- goedkeuring begroting 2022 (de kaderbrief 2022 is ter informatie aangeboden)
- goedkeuring langdurige huurovereenkomst nieuwe kantoorlocatie Zoetermeer
Commissies
Om de besluitvorming in de RvT zo goed mogelijk voor te bereiden zijn de afzonderlijke leden van de RvT actief in een drietal (advies)commissies. De bestuurder sluit altijd aan bij de commissievergaderingen.
- Auditcommissie: De primaire rol van deze commissie is advies en ondersteuning bieden aan de RvT in het toezicht op het financiële beheer en beleid van de organisatie. De manager bedrijfsvoering sluit ook altijd aan bij de vergaderingen van de auditcommissie.
In 2021 is er veel aandacht uitgegaan naar het verbeteren van de bedrijfsvoering en het beheersen van de bedrijfsmatige processen binnen GGMD. De accountant denkt hier ook constructief in mee. Eind 2021 is er door een extern bureau een analyse uitgevoerd op de bedrijfsvoeringprocessen. Op basis van deze analyse wordt er in 2022 verder gewerkt aan de professionalisering en versterking van de bedrijfsvoering. - Commissie Kwaliteit en Veiligheid: Deze commissie heeft onder meer als doel het toezicht van de RvT ten aanzien van de kwaliteit en veiligheid meer diepgang te geven. De eerste geneeskundige en een kwaliteitsadviseur zijn ook altijd aanwezig bij de vergaderingen van deze commissie. In 2021 is er extra aandacht geweest voor het thema informatieveiligheid binnen GGMD. Daarnaast is er gestart met het uitnodigen van professionals voor een open dialoog over een bepaald kwaliteitsthema of initiatief.
Door deze gesprekken met professionals ontstaat er meer voeling met de organisatie en een beter beeld van de kwaliteit en veiligheid in de praktijk. - Remuneratiecommissie: Deze commissie voert onder meer jaarlijks zowel een functioneringsgesprek als een beoordelingsgesprek met de bestuurder en geeft advies aan de RvT over het vaststellen van de beloning en overige arbeidsvoorwaarden van de bestuurder. Tevens heeft deze commissie een adviserende rol ten aanzien van selectie, benoeming, evaluatie en beloning van de RvT.
Naast de reguliere RvT vergaderingen en de commissievergaderingen hebben er in 2021 twee themabijeenkomsten plaatsgevonden van de RvT met de bestuurder waarbij het strategietraject centraal stond. In de zomer 2021 heeft er een dialoog plaatsgevonden tussen de bestuurder en RvT over de onderlinge samenwerking.
Verbinding met de organisatie
De RvT investeert in binding met de organisatie door contact te onderhouden met de Ondernemingsraad (OR), de cliëntenraad (CR) en het MT. In 2021 zijn er twee toezichthouders aangesloten bij twee vergaderingen van de OR (artikel 24 vergaderingen) en is er een toezichthouder tweemaal aangesloten bij een deel van de vergadering van de cliëntenraad.
Op 28 september heeft een delegatie van de RvT een themabijeenkomst met het managementteam (MT) bijgewoond. Het thema van deze bijeenkomst was digitale transformatie binnen GGMD, waarbij de focus lag op data gedreven werken. Vanuit de verschillende rollen is de dialoog met elkaar gevoerd en zijn er opvattingen gedeeld.
Professionalisering
Voor een goed functioneren van de RvT is teamwork, reflectie en investeren in de gezamenlijke en persoonlijke ontwikkeling van groot belang. De RvT ambieert een voortdurende professionalisering van zichzelf en verwacht dit ook van de bestuurder en medewerkers van GGMD.
De toezichthouders zijn zelf verantwoordelijk voor het volgen van voldoende bijscholing. De gevolgde bijscholing wordt wel met elkaar gedeeld. Één keer per jaar evalueert de RvT het eigen functioneren en zorgt voor de vastlegging van de uitkomsten daarvan (zelfevaluatie).
Op 28 oktober heeft de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht onder begeleiding van een extern deskundige plaatsgevonden. De Raad heeft de tijd genomen om haar eigen functioneren te bespreken en na te denken over hoe zij ook in de nabije toekomst optimaal haar rol kan vervullen.
Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
De nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is op 1 juli 2021 in werking getreden. Met de invoering van de WBTR wordt de regeling voor bestuur en toezicht bij (onder meer) de vereniging en de stichting aangevuld, verduidelijkt en zo veel mogelijk in lijn gebracht met de regelingen die gelden voor de BV en de NV. De WBTR heeft niet geleidt tot aanpassingen van de governance en statuten van GGMD.
Governancecode Zorg 2022
Vanaf 1 januari 2022 geldt de herziene Governancecode Zorg. In deze nieuwe Governancecode wordt een aantal wijzigingen doorgevoerd. Deze zitten met name op het in lijn brengen van de code met nieuwe wetgeving, zoals de WBTR, de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (‘Wmcz 2018’) en de Wet toetreding zorgaanbieders (‘Wtza’). Deze wijzigingen in de code kunnen betekenen dat er in 2022 een statutenwijziging moet worden doorgevoerd of een toevoeging moet worden gedaan in de reglementen van GGMD.
Reflectie 2021 door RvT
Helaas is ook in 2021 de zorgverlening van GGMD beïnvloed door de Covid 19 pandemie en thuiswerken. Met respect heeft de Raad van Toezicht kennisgenomen van de wijze waarop de bestuurder en medewerkers van GGMD ondanks deze beperkingen er alles aan gedaan hebben om optimale zorg te blijven verlenen aan haar cliënten. Onze cliënten zijn vanwege de mondkapjesplicht extra getroffen door de pandemie.
Vanuit een brede scope is GGMD in dit jaar gestart met het herzien van de lange termijnstrategie. Diverse werkgroepen binnen de organisatie hebben veel werk verzet om opties en denkrichtingen te genereren. Om een optimale bedding voor de ‘strategie in ontwikkeling’ te creëren is ervoor gekozen om in 2022 de randvoorwaarden hiervoor verder te optimaliseren. Zowel om het verbetertraject goed af te ronden als om een goede springplank te hebben. De dienstverlening van GGMD is van belang voor het mentaal welzijn en de participatie van mensen die leiden aan plots- en late doofheid of gehoorverlies. De landelijke dekking, veelheid van financieringsstromen en de beperkte beschikbaarheid van gekwalificeerde medewerkers onderbouwen het belang van deze robuuste basis.
De RvT is op uitnodiging van de bestuurder betrokken geweest bij MT en medezeggenschapsbijeenkomsten waarin ze kennis kon nemen van de ontwikkelingen binnen de organisatie. Door middel van virtuele strategiecafé ’s zijn medewerkers met grote regelmaat door de bestuurder meegenomen bij de interne ontwikkelingen. De Raad van Toezicht heeft een permanente uitnodiging om hierin te participeren. De Bestuurder en Raad van Toezicht hebben dit jaar tweemaal in een uitgebreide sessie gesproken over de strategie, de cultuur en organisatie ontwikkeling van GGMD.
Er staat na alle inspanningen een organisatie die zich herstelt, vernieuwt en trots naar buiten treedt. De organisatie is er nog niet en tegelijk is 2021 het kanteljaar naar 2022 geworden waarin de focus op de goede dingen goed doen centraal blijft staat.
Pas toen we met NmG begonnen, werd mij echt duidelijk wat het vraagt om goed met elkaar te kunnen communiceren. Maar ook hoeveel impact het gehoorverlies van Marion heeft en nog gaat krijgen als haar gehoor nog verder verslechtert.
Medezeggenschap
GGMD vindt medezeggenschap van cliënten en medewerkers belangrijk. Hiervoor beschikt GGMD over een goed functionerend medezeggenschapsorgaan voor zowel medewerkers (de ondernemingsraad) als cliënten (de cliëntenraad). Beiden zijn een belangrijke gesprekspartner en klankbord van de bestuurder. Waar mogelijk worden zij betrokken bij het ontwikkelen van nieuw beleid en de invoering van veranderingen.
Ondernemingsraad (OR)
Voor de ondernemingsraad en zijn achterban, de medewerkers, was 2021 opnieuw een bijzonder jaar. De medewerkers hebben zich continu aangepast aan de geldende maatregelen. Bij de OR was het turbulent, met nieuwe leden die bij de OR kwamen, leden die helaas weer vertrokken en langdurig zieken.
In 2021 bestond de OR uit:
- Voorzitter: Petra van Leeuwen
- Vice-voorzitter: Carla Vogelaar
1
OR-leden:
- Tamara Vasilda,
- Dineke Kramp,
- Leonie Stam,
- Hendrik de Jong (tot maart),
- Cunera van Boetzelaer (maart tot oktober) en
- Eveliene Landman.
Hendrik de Jong was OR-lid tot maart; vanaf april werd hij vervangen door Cunera van Boetzelaer. Cunera verliet de OR in oktober vanwege een nieuwe baan.
Eind 2021 viel helaas voorzitter Petra van Leeuwen uit. Zij heeft besloten om zich terug te trekken uit de OR. Carla Vogelaar nam de rol van tijdelijk voorzitter op zich, met Dineke Kramp als vice-voorzitter.
Door de wisselingen in OR-leden zijn er nieuwe verkiezingen uitgeschreven voor februari 2022.
De OR hoopt na een periode met veel wisselingen van leden een stabiele basis te hebben om 2022 sterk tegemoet te gaan.
Advies- en instemmingsaanvragen
De OR heeft zich in 2021 gebogen over:
- de thuiswerkregeling,
- de aanstelling van manager zorg en behandeling,
- de verhuizing van kantoren Rotterdam en Zoetermeer en
- de nieuwe overlegstructuur binnen het managementteam.
In september heeft de OR een gezamenlijke training onderhandelen gevolgd. Met als doel om in het overleg met de bestuurder een goede positie kunnen innemen, waarbij gezocht wordt naar een oplossing waar beide partijen achter staan.
Tijdens de training was communicatiespecialist Ellen Buisman aanwezig om het stuk tweetaligheid te bewaken. Ze heeft uitgelegd wat ook in OR-verband de knelpunten kunnen zijn in communicatie tussen dove, slechthorende en horende mensen. Ze gaf tips en adviezen over hoe dit te verbeteren.
In september ondertekenden bestuurder Hetty van Oldeniel en de ondernemingsraad het convenant tussen OR en bestuurder. Hierin zijn alle afspraken rond de onderlinge samenwerking benoemd.
Cliëntenraad (CR)
Cliënten kunnen het beste beoordelen hoe de dienstverlening van GGMD is. De cliëntenraad van GGMD heeft daarom eind 2020 een herstructurering ondergaan waarbij de zittende leden die geen cliënt waren bij GGMD hun zetel hebben opgegeven. Enkel de leden die zelf cliënt zijn bij GGMD zijn in de raad gebleven. Er zitten mensen in die doof, slechthorend of doofblind zijn of tinnitus hebben of ouder zijn van een kind met een gehoorbeperking. Alleen de voorzitter en ambtelijk secretaris zijn geen cliënt. Dit was een wens van zowel de cliëntenraad als de bestuurder omdat het belangrijk is dat leden van de cliëntenraad meepraten over de kwaliteit van zorg van GGMD vanuit hun eigen ervaring als cliënt. Dit is later opgenomen als voorwaarde in de medezeggenschapsregeling van de cliëntenraad.
Met de medezeggenschapsregeling geeft GGMD invulling en uitvoering aan de op haar rustende verplichtingen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de medezeggenschap van cliënten. De medezeggenschapsregeling is in 2021 tegen het licht gehouden en afgestemd op de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018).
De cliëntenraad bestond in 2021 uit 5 leden, een onafhankelijk voorzitter en een ondersteuner. In 2021 heeft de cliëntenraad 7 keer vergaderd met de bestuurder. De CR heeft ook gesproken met de eerste geneeskundige, een vertegenwoordiging van de RvT en de communicatie adviseur van GGMD.
Zaken die in 2021 uitvoerig zijn besproken en/of waarover advies/instemming is uitgebracht zijn:
- Aanstellen van een onafhankelijk voorzitter voor de cliëntenraad
- Aanstellen nieuwe leden cliëntenraad binnen de vastgestelde kaders
- Clienttevredenheidsonderzoek (CTO)
- Corona: Hoe ervaren de cliënten de digitale begeleiding en behandelingen?
- Ontwikkelingen strategietraject en de nieuwe kernwaarden
- Onderwerpen om te toetsen tijdens de interne audit
- Medezeggenschapsregeling (ter instemming) en Huishoudelijk reglement CR
- Jaarverslaglegging (jaarverslag stichting, klachten, VIM, de directiebeoordeling en het jaarverslag kwaliteit van de eerste geneeskundige)
- Jaarrekening 2020 (ter advies)
- Kaderbrief 2022
- Begroting 2022 (ter advies)
- Actualisatie van de klachtenregeling (ter instemming). De CR heeft geadviseerd om een mogelijkheid te bieden om klachten ook mondeling in te kunnen dienen.
1
Thema’s die de cliëntenraad in 2021 zelf onder de aandacht heeft gebracht van de bestuurder zijn:
- De wachtlijstproblematiek. De CR heeft geconstateerd dat er lange wachtlijsten zijn en heeft de bestuurder gevraagd om hier actie op te ondernemen.
- Het toesturen van een reminder aan cliënten voor afspraken. De CR heeft een ongevraagd advies uitgebracht om dit te realiseren.
- Het zorgen voor duidelijke communicatie in zowel taal- als videoberichten en het verbeteren van de gebarentaalvaardigheid van de medewerkers.
1
De cliëntenraad verstuurd sinds 2021 twee keer per jaar een nieuwsbrief naar haar achterban.
Ambities van de cliëntenraad in 2022
De cliëntenraad gaat zich in 2022 verder focussen op het aantrekken van nieuwe CR leden. Dit blijft van groot belang voor een goede doorloop van de zittende leden waardoor andere cliënten ook de kans hebben om zitting te nemen in de raad en daarmee hun kennis en ervaring in kunnen inbrengen.
Daarnaast zal de cliëntenraad zich in 2022 meer gaan richten op de deskundigheids-bevordering van de raad. Hiervoor wordt een programma opgesteld met thema’s waarin de raad zich verder wil verdiepen. Een externe trainer op het gebied van medezeggenschap zal deze scholing verzorgen.
Professionele medezeggenschap binnen GGMD
Inhoudelijk meedenken wordt gewaardeerd binnen GGMD. De bestuurder heeft baat bij kritische sparringpartners om het beleid bij GGMD goed vorm te geven. Hiervoor is het van belang dat er binnen GGMD een vorm van inspraak wordt georganiseerd voor de professionals. Een goed georganiseerde inspraak vergroot uiteindelijk ook de kwaliteit van (de medische) zorg. Daarnaast worden er vanuit de Governancecode zorg en de CAO GGZ eisen gesteld aan de professionele medezeggenschap binnen (zorg)organisaties.
GGMD heeft het voornemen om in 2022 een informele medische staf op te richten om de inspraak en betrokkenheid van de psychiaters te vergroten. De informele medische staf is een adviesorgaan, dat gevraagd en ongevraagd advies aan de bestuurder mag geven. De bestuurder en de informele medische staf hebben op regelmatige basis overleg met elkaar.
